Управление портфолио проекта в Tempo Budgets for Server

Это руководство создано с использованием Tempo версии 8.

 

В этом руководстве вы создадите учетную запись и свяжете ее с проектом управления. Вы создадите фолио, которое отслеживает затраты и доходы, связывает необходимые навыки и ресурсы с фолио и планируемые расходы и доходы. Наконец, вы будете создавать и просматривать отчеты фолио.

Для выполнения этих задач необходимы Tempo Budgets for Server и расписания Tempo Timesheets for Server.

 

В этом уроке:

  • Шаг 1: Создание учетной записи
  • Шаг 2. Создание фолио
  • Шаг 3. Планирование расходов на зарплату для вашего фолио
  • Шаг 4. Планирование расходов на ваше фолио
  • Шаг 5: Утверждение и обоснование вашего фолио
  • Шаг 6: Планирование доходов от консалтинга
  • Шаг 7. Добавление персонала в ваше фолио
  • Шаг 8. Синхронизация фолио с таблицами цен и учетными записями Tempo
  • Шаг 9: Регистрация неоплачиваемых часов для персонала
  • Шаг 10: Регистрация оплачиваемых часов для персонала
  • Шаг 11: Синхронизация вашего фолио с оплачиваемыми часами
  • Шаг 12: Генерация и просмотр отчетов

Предпосылки:

 

  • Для этого урока необходим проект по управлению проектом Jira. Проект должен быть для оказания услуг с 1-2 консультантами.
  • Проект должен иметь как минимум 2 задачи проекта с первоначальной и оставшейся оценками.
  • Убедитесь, что поле «Учетная запись» ("Account") доступно на странице «Задачи» ("Issue").
  • Убедитесь, что поле «Оплачиваемые» ("Billable") включено на странице глобальной конфигурации Tempo ("Tempo Global Configuration") («Администрирование / Дополнения / Глобальная конфигурация / Учет») ("Administration/Add-ons/Global Configuration/Accounting").
  • Убедитесь, что вы знаете, какие задачи связаны с OPEX, а какие связаны с CAPEX. Например, Задача-1: Разработка = CAPEX, Задача-2: Обучение = OPEX ("Task - 1: Development = CAPEX, Task - 2: Training = OPEX").

Шаг 1: Создание учетной записи

Когда ваш проект Jira готов, следующий шаг - связать проект с учетными записями. Создайте одну учетную запись на оплачиваемое время и назовите ее, чтобы вы могли легко распознать ее как учетную запись CAPEX. Назначьте Тейлора «Руководитель учетной записи» ("Account Lead") и выберите «Разработка» ("Development") в качестве «Категория» ("Category"). Аналогично, создайте учетную запись на неоплачиваемое время, включая OPEX в имени учетной записи. Опять же, Тейлор - «Руководитель» ("Lead"), а «Категория» ("Category") - «Тренировка» ("Training").

Чтобы создать учетную запись ...

Для создания учетной записи вам необходимо разрешение «Администратор учетной записи Tempo» ("Tempo Account Administrator"):

  1. В меню Tempo нажмите «еще» ("more") ... в разделе «Учетные записи» ("Accounts").
  2. Нажмите «Создать учетную запись» ("Create Account") в правом верхнем углу.
  3. В диалоговом окне «Создать учетную запись» введите или выберите информацию для учетной записи:
    1. «Имя» ("Name"): описательное имя для учетной записи. Комбинация имени учетной записи и ключа используется для отображения учетной записи в задачах Jira или в диалоговом окне «Регистрация работы» ("Log Work") в Tempo Timesheets, в зависимости от конфигурации.
    2. «Ключ» ("Key"): ключ учетной записи должен быть уникальным для учетной записи. Предлагаемый ключ, основанный на имени учетной записи, генерируется автоматически, но вы можете ввести любое выбранное вами значение. Клавиша может использовать буквы (a-z, A-Z), цифры (0-9), подчеркивание ("_"), тире ("-") или точку (".").
    3. «Руководитель» («Ведущий») ("Lead"): ведущий отвечает за учетную запись. Вы можете выбрать существующее имя пользователя Jira или просто ввести имя.
    4. «Клиент» ("Customer"): необязательно. Выберите клиента для связи с учетной записью в раскрывающемся меню. Клиент не должен быть внешним клиентом, это может быть просто способ сгруппировать общую сущность (проекты Jira или центры затрат) вашего определения для проектов, связанных с учетной записью.
    5. «Контакт» ("Contact"): необязательно. В зависимости от назначения учетной записи, для внутреннего или внешнего использования, контакт может быть или не быть пользователем Jira.
    6. «Категория» ("Category"): необязательно. Выберите категорию для привязки к учетной записи из выпадающего списка. Категория - это способ группировки различных центров затрат и видов деятельности, таких как разработка или маркетинг.
  4. Когда вы закончите, нажмите кнопку «Создать» ("Create"). Учетная запись добавляется в список на странице «Учетные записи» ("Accounts") и может быть открыта оттуда.

Нажмите, чтобы увеличить

Когда вы создали учетные записи, вам нужно связать их с вашим проектом Jira.

Чтобы связать проект с учетной записью ...

Вы можете связать учетные записи с одним или несколькими проектами Jira. Чтобы связать учетную запись с проектами Jira, вам нужно разрешение «Администратор учетной записи Tempo» ("Tempo Account Administrator").

  1. В меню Tempo нажмите «еще» ("more") ... в разделе «Учетные записи» ("Accounts").
  2. Нажмите на учетную запись, с которой вы хотите связать проекты Jira.
  3. Откроется страница обзора учетной записи. Нажмите «Конфигурация» ("Configuration") в левом верхнем углу.
  4. Нажмите «Ссылки» ("Links") в левой боковой панели.
  5. В раскрывающемся списке «Проект» ("Project") выберите проект, который вы хотите связать с учетной записью.
  6. Нажмите + «Ссылка» ("Link"). Выбранный проект указан на странице. Вы можете нажать ссылку «Удалить» ("Delete"), чтобы отсоединить ее от учетной записи.

 

Чтобы связать учетную запись со всеми проектами Jira:

Учетные записи, связанные со всеми проектами Jira, называются глобальными учетными записями.

  • На странице ссылок учетной записи щелкните значок шестеренки , а затем нажмите «Связать учетную запись со всеми проектами (глобально)» ("Link account to all projects (global)").

Если в вашем проекте нет задач, создайте хотя бы одну CAPEX = задачу разработки ("CAPEX = Development issue") и одну OPEX = задачу обучения ("OPEX = Training issue"). Чтобы помочь спланировать прогнозируемые затраты для проекта, присвойте исходную оценку в часах для каждой задачи. Также убедитесь, что задачи связаны с правильной учетной записью.

Если в вашем проекте уже есть задачи, вы можете отредактировать их, чтобы убедиться, что они связаны с соответствующей учетной записью и имеют оценки времени.

Шаг 2. Создание фолио

Теперь, когда вы настроили свой проект и свои учетные записи, вы готовы начать использовать Tempo Budgets for Server! При работе с Tempo Budgets первым шагом является создание фолио. Фолио - это проект Tempo Budgets, который позволяет вам определить финансовый план, масштаб и временные рамки для вашего проекта Jira. Фолио можно связать с любым количеством проектов Jira.

Создайте новое фолио и используйте свой проект Jira, чтобы определить масштаб, и выберите отслеживание затрат и доходов("Cost & Revenue"). Укажите имя фолио (например, «имя_файла проекта»), выберите «Доллар США» в качестве валюты и укажите дату начала и окончания фолио.

Чтобы создать фолио ...

Для создания нового фолио в Tempo Budgets for Server вам необходимо иметь разрешение Tempo Budgets Super Administrator:

  1. В меню Tempo нажмите «еще» ("more") в разделе «ФОЛИО».
  2. На странице «Управление портфолио» ("Manage Portfolios") нажмите кнопку «Создать новое фолио» ("Create New Folio") или ссылку «Создать фолио» ("Create Folio") на боковой панели.
  3. Выберите масштаб фолио. Область Folio представляет собой список задач Jira, определенных с помощью «сохраненного фильтра Jira» ("Jira saved filter"). Выберите из:
    1. «Проекты Jira» ("Jira projects") - все задачи выбранных проектов Jira будут включены в объем фолио. При создании фолио будет создан личный фильтр.
    2. «Задачи» ("Issues") - все выбранные задачи будут частью области действия фолио. При создании фолио будет создан личный фильтр.
    3. «Сохраненные фильтры Jira» ("Jira Saved filter") - все задачи, связанные с фильтром Jira Saved, будут включены в область действия фолио. Фильтр используется повторно как есть.
    4. «Пользовательский JQL (расширенный)» ("Custom JQL (Advanced)") - все задачи, возникающие из пользовательского JQL, будут частью области действия фолио. Закрытый фильтр будет создан под создателем фолио на основе введенного JQL.
    5. «Клиенты» ("Customers") - все задачи, связанные с учетной записью, связанной по крайней мере с одним из выбранных клиентов Tempo. При создании фолио будет создан личный фильтр.
    6. «Учетные записи» ("Accounts") - все задачи, связанные хотя бы с одной из выбранных учетных записей Tempo. При создании фолио будет создан личный фильтр.

  1. Выберите то, что хотите отслеживать:

 

  1.  «Простые затраты» ("Simple Costs") - планируйте и отслеживайте только расходы.
  2. «Затраты и доход» ("Costs and Revenue") - планируйте и отслеживайте затраты, выручку и прибыльность.
  3. «Заработанная стоимость» ("Earned Value") - планируйте и отслеживайте затраты, используя метод управления заработанной стоимостью ("Earned Value Management (EVM)).

  1. Введите информацию о новом фолио:
    1. «Имя» ("Name") - введите имя для нового фолио. Обратите внимание, что символ амперсанда (&) не поддерживается как часть заголовка для фолио или портфелио. Вместо этого введите слово «и» в заголовке.
    2. «Основная валюта» ("Main Currency")- выберите валюту по умолчанию для вашего фолио.
    3. «Дата начала» ("Start Date") - выберите дату начала для фолио. Дата начала и дата окончания фолио будут определять, какие рабочие журналы будут включены в стоимость и доходы фолио.
    4. «Дата окончания» ("End Date") - выберите дату начала для фолио. Дата начала и дата окончания фолио будут определять, какие рабочие журналы будут включены в стоимость и доходы фолио.
    5. «Проекты» ("Projects") - выберите один или несколько проектов для включения в фолио. Задачи в проекте (ах) будут определять, какие рабочие журналы включены в стоимость фолио и доходы.
    6. «Портфолио» ("Portfolios") - если вы хотите включить это фолио в более крупное портфолио, выберите его здесь.
    7. «Менеджер проекта» ("Project Manager") - выберите менеджера проекта.
    8. «Уровень риска» ("Risk Level") - выберите уровень риска для этого фолио:
      1. Высокий риск
      2. Средний риск
      3. Низкий риск
    9. «Описание» ("Description") - введите описание фолио (не более 500 символов).
  2. Нажмите «Создать» ("Create").

Любое созданное вами фолио автоматически предоставит вам права Администратора фолио для этого фолио.

Шаг 3. Планирование расходов на зарплату для вашего фолио

Создав фолио, вы можете приступить к созданию плана затрат для вашего проекта. На этом этапе вы будете планировать расходы на зарплату для своего фолио с помощью «План из Оценок» ("Plan from Estimates"). Используя эту опцию, Tempo Budgets рассчитывает количество сотрудников, необходимое для завершения вашего проекта. План основан на предполагаемом количестве задач в пределах объема и сроков работы фолио. Расходы планируются и отслеживаются на вкладке фолио «Растраты» ("Costs"). Назовите человеческий ресурс, например «Разработчик» ("Developer") (это можно изменить позже), оцените ставку и убедитесь, что в качестве даты вступления в силу выбрана дата начала фолио.

Чтобы планировать затраты на персонал на основе оценок ...

Чтобы планировать затраты на персонал в Tempo Budgets for Server на основе оценок, необходимо быть владельцем Folio или администратором Folio:

  1. В меню Tempo щелкните имя фолио. Вы также можете нажать «еще» ("more")..., чтобы открыть список всех фолио.
  2. Перейдите на вкладку «Затраты» ("Costs"), а затем нажмите «Запланировано» ("Planned") в верхнем левом углу.
  3. Нажмите «План из Оценок» ("Plan from Estimates").
  4. В разделе «Выберите усилие для планирования» ("Select effort to plan for") выберите всю область фолио или сузьте ее с помощью фильтра или функции JQL.
  5. В соответствии с «План персонала» ("Plan Staff"):
    1. «Имя» ("Name") - выберите имя для создаваемых позиций.
    2. «Роль» ("Role") - выберите роль для созданных позиций.
    3. «Диапазон затрат» (Cost Rate) - выберите запланированный диапазон затрат для позиций. Этот тариф устанавливается индивидуально, он не обязательно соответствует мировым тарифам пользователей.
    4. «Дата вступления в силу» ("Effective Date") - выберите дату начала работы или выберите дату начала фолио.
  6. Нажмите «План» ("Plan"). Tempo Budgets for Server будет устанавливать человеческие ресурсы в зависимости от объема фолио.

 

Созданный план показывает, сколько штатных должностей (в данном случае разработчиков) необходимо для завершения проекта / фолио.

Шаг 4. Планирование расходов для вашего фолио

Наряду с прогнозом заработной платы, вам необходимо планировать другие расходы, такие как командировочные расходы, лицензии на программное обеспечение, обучение и т. д.

Запланируйте некоторые расходы, связанные с вашим проектом, и классифицируйте их по категориям и типам.

Планировать расходы ...

Чтобы планировать расходы в Tempo Budgets for Server, необходимо быть владельцем фолио или администратором фолио ("Folio Owner" или "Folio Administrator"):

  1. Нажмите или выберите Tempo> Бюджеты ("Budgets").
  2. В просмотре «Управление портфелио» ("Manage Portfolios") выберите фолио,
  3. Выберите вкладку «Затраты» ("Costs"), затем нажмите «Запланировано» ("Planned") в верхнем левом углу, чтобы просмотреть запланированные расходы.
  4. Нажмите значок «Планирование расходов» ("Plan an expense").
  5. Заполните диалоговое окно «Планирование расходов» ("Plan an expense"):
    1. «Имя» ("Name") - введите имя для этого расхода.
    2. «Категория» ("Category") - выберите «Операционные расходы» ("Operational Expenditures") или «Капитальные расходы» ("Capital Expenditures").
    3. «Тип» ("Type") - нажмите в поле, чтобы выбрать из списка предопределенных типов расходов.
    4. «Сумма» ("Amount") - введите сумму.
    5. «Валюта» ("Currency") - выберите валюту.
    6. «Повторяющиеся» ("Recurring") - выберите «За один раз» ("Once") или выберите частоту и дату начала для текущих расходов.
    7. «Амортизация» ("Amortized") - выберите этот вариант, чтобы распределить расходы в равных количествах в течение определенного периода.
    8. «Учетная запись» ("Account") - выберите учетную запись для расходов.
    9. «Метки» ("Labels")- выберите метки для добавления в человеческий ресурсы.
    10. «Описание» ("Description") - введите краткое описание этого расхода.
  6. Нажмите «План» ("Plan"), чтобы создать расходы.

Запланированные расходы отображаются на вкладке «Расходы» ("Costs") в разделе «Запланировано» ("Planned").

Шаг 5: Утверждение и обоснование вашего фолио

После того, как вы запланировали расходы для своего фолио, вы можете установить базовый уровень. Базовый уровень - это просто точка сравнения. Запланированные расходы могут быть утверждены и обоснованы, чтобы помочь вам отслеживать их развитие. Вы можете создать несколько базовых показателей, чтобы сравнить различные сценарии планирования. Вы можете получить доступ ко всем базовым показателям из просмотра «Запланировано» ("Planned").

На этом этапе вы утвердите свой бюджет и установите его в качестве основы для дальнейшего использования.

Утвердить фолио и установить его в качестве базового ...

Вы можете утверждать запланированные расходы и доходы, чтобы помочь вам отслеживать их изменение. Утверждение бюджета устанавливает его как базовый уровень, сохраняя его для дальнейшего использования. Базовый уровень - это точка сравнения или точка отсчета. Вы можете создать несколько базовых уровней чтобы сравнить и сопоставить различные сценарии планирования и утвердить тот, который наилучшим образом соответствует вашему бюджету. После утверждения бюджета вы всегда можете вернуться в черновой вариант, чтобы продолжить его редактирование. Последний базовый уровень используется для всех расчетов по всему фолио, от финансовой информации и показателей здоровья, отображаемых в «Обзор» ("Overview"), до прогнозов и отчетов.

Чтобы утвердить бюджет и установить его в качестве базового уровня в Tempo Budgets для сервера, вы должны быть владельцем фолио ("Folio Owner") или администратором ("Folio Administrator") фолио:

  1. В меню Tempo щелкните фолио, которое вы хотите открыть. Если вы не видите нужного фолио, нажмите «еще» ("more"), а затем найдите его на странице «Управление портфолио»("Manage Portfolios").
  2. Откройте вкладку «Затраты» или «Доходы» ("Costs" или "Revenues") и нажмите «Запланировано» ("Planned") слева.
  3. В правом верхнем углу фолио нажмите «Утвердить» ("Approve").
  4. Введите информацию о базовом уровне:
    1. «Имя» ("Name") - название базового уровня. Каждая базовая линия должна иметь уникальное имя.
    2. «Кем утверждено» ("Approved By") - имя пользователя, который будет утверждать базовый уровень.
    3. «Описание» ("Description") - подробное описание базового уровня.
  5. Нажмите «Сохранить» ("Save"). Вид переключается в режим базового уровня ("Baseline"), и бюджет нельзя редактировать.

Шаг 6: Планирование доходов от консалтинга

После утверждения запланированных расходов вы можете планировать доходы, которые, как вы ожидаете, будут генерировать фолио. На этом этапе вы будете планировать доходы от консалтинга от четырех штатных консультантов. Назначьте им роль члена ("Member"), запланированные усилия должны быть 100%, с ценой 95,00 долл. / Час. Выберите «С» ("From ") и «По» ("To"), чтобы соответствовать датам начала и окончания фолио.

Планировать доход от консалтинга ...

Чтобы планировать доходы от консалтинга в Tempo Budgets for Server, вы должны быть владельцем фолио ("Folio Owner") или администратором ("Folio Administrator") фолио:

  1. Выберите фолио с помощью Tempo> (имя фолио).
  2. Выберите вкладку «Доход» ("Revenue"), затем нажмите «Запланировано» ("Planned"), чтобы открыть страницу «Общий запланированный доход» ("Total Planned Revenue").
  3. Нажмите «Планировать доход от консалтинга» ("Plan a consulting revenue ") (o).
  4. Введите информацию о запланированном доходе:
    1. «Имя» ("Name") - введите имя для дохода
    2. «Роль» ("Role") - выберите роль для запланированных консультантов.
    3. «Повтор» ("Repeat") - выберите количество человеческих ресурсов для планирования доходов от консалтинга.
    4. «С» ("From") - введите дату начала расчета дохода или выберите дату начала фолио.
    5. «К» ("To ") - введите дату прекращения расчета дохода или выберите дату окончания фолио.
    6. «Запланированное усилие» ("Planned Effort") - введите запланированное усилие для позиции, либо в фиксированные часы, либо в процентах от общей возможности.
    7. «Цена» ("Price Rate") - введите или выберите цену для консультантов.
    8. «Учетная запись» ("Account") - выберите учетную запись для ссылки.
    9. «Метки» ("Labels") - выберите метки вопросов Jira, чтобы связать их с персоналом.
    10. «Описание» ("Description") - введите описание этой позиции.
  5. Нажмите «План» ("Plan"), чтобы завершить планирование доходов от консалтинга, или выберите «Планировать другое» ("Plan another") и нажмите «План» ("Plan"), чтобы продолжить планирование доходов от консалтинга.

Шаг 7. Добавление персонала в ваше фолио

Когда вы будете готовы продолжить работу с вашим фолио, вы можете добавить в  фолио пользователей, которые работают над проектом. Убедитесь, что люди доступны, перейдя к «Обзор планирования ресурсов» ("Resource Planning overview") в планировщике Tempo Planner. Отфильтруйте по роли и узнайте, кто доступен (4 полный рабочий день + 1 день). Теперь вернитесь к своему фолио, чтобы добавить свой персонал. Используйте даты начала и окончания фолио и установите доступность на 100%. Поскольку вы используете глобальные тарифы пользователей, «Ставка тарифа» ("Cost Rate") является фиксированной.

Чтобы добавить сотрудников в фолио ...

Чтобы добавить сотрудников в фолио в Tempo Budgets for Server, вы должны быть владельцем фолио ("Folio Owner") или быть администратором ("Administrator") фолио:

  1. Выберите ваше фолио с помощью Tempo> (имя фолио).
  2. Выберите вкладку «Персонал» ("Staff"), затем выберите «Члены персонала» ("Staff Members") в верхнем левом углу.
  3. Нажмите «Добавить члена персонала» ("Add a staff member") (o).
  4. Введите информацию о члене персонала:
    1. Член персонала ("Staff Member") - выберите имя сотрудника из списка пользователей бюджетов.
    2. Роль - выберите роль сотрудника в этом фолио.
    3. Правило сверхурочной работы ("Overtime Rule") - если применимо, выберите правило сверхурочной работы для члена персонала.
    4. Еженедельное расписание ("Weekly Schedule") - выберите еженедельное расписание для члена персонала.
    5. «Расписание отпусков» ("Holiday Schedule") - выберите график отпусков для члена персонала.
    6. «С» ("From") - введите дату начала или выберите дату начала фолио.
    7. «К» ("To") - введите дату окончания или выберите дату окончания фолио.
    8. Доступность ("Availability") - введите доступность для сотрудника в фиксированное время или в процентах от общей вместимости.
    9. «Ставка тарифа» ("Cost Rate") - введите тарифную ставку для члена персонала. Это может быть установлено индивидуально, или если в фолио используются глобальные тарифы пользователей, ставка будет установлена автоматически.
    10. «Описание» ("Description")- введите описание сотрудника.
  5. Нажмите «Добавить» ("Add"), чтобы добавить нового сотрудника, или выберите «Добавить еще одного сотрудника» ("Add another"), а затем «Добавить» ("Add"), чтобы добавить более одного члена персонала.

В настоящее время в фолио нет зарегистрированных фактических расходов, поскольку часы не зарегистрированы.

Шаг 8. Синхронизация фолио с таблицами цен и учетными записями Tempo

На этом этапе вы будете получать все доходы от консалтинга в вашем фолио, используя почасовые ставки из глобальной таблицы цен. Вы также синхронизируете свое фолио с учетными записями, чтобы все рабочее время, связанное с задачами, было связано с учетной записью Tempo.

Использовать таблицы цен для получения справки о доходах в фолио ...

Чтобы использовать таблицы цен для получения справки о доходах в Tempo Budgets for Server, вы должны быть владельцем фолио ("Folio Owner") или администратором ("Folio Administrator") фолио:

  1. Выберите свое фолио с помощью Tempo> (имя фолио).
  2. В правом верхнем углу нажмите Folio, затем выберите «Настроить» ("Configure") в раскрывающемся списке.
  3. На левой боковой панели нажмите «Учет» ("Accounting").
  4. Выберите «Использовать таблицу цен» для доходов от консалтинга» ("Use price table for consulting revenues"), чтобы все доходы от консалтинга в этом фолио использовали почасовые ставки, взятые из таблицы цен.
  5. Вы можете щелкнуть имя таблицы цен, чтобы увидеть список доступных таблиц цен. Выберите таблицу, которую вы хотите использовать. Обратите внимание, что если выбранная таблица цен будет впоследствии удалена, фолио вернется к использованию таблицы цен по умолчанию, и рядом с полем таблицы цен появится предупреждение.

Нажмите, чтобы увеличить

Чтобы синхронизировать фолио с учетными записями ...

Чтобы синхронизировать фолио с учетными записями в Tempo Budgets для сервера, вы должны быть владельцем фолио ("Folio Owner") или администратором ("Administrator") фолио:

  1. Выберите свое фолио с помощью Tempo> (имя фолио).
  2. Нажмите Folio, затем выберите «Настроить» ("Configure") из выпадающего списка.
  3. На левой боковой панели выберите «Учет» ("Accounting").
  4. Выберите параметр «Синхронизировать с учетными записями» ("Synchronise with Accounts"), чтобы связать фолио с капитализированной учетной записью ("Capitalized Tempo Account").

Нажмите, чтобы увеличить

Шаг 9: Регистрация неоплачиваемых часов для персонала

Рабочие часы - это часы, которые были потрачены на работу с объемом фолио членами фолио. Отработанные часы будут включены в расходы и доходы. Перейдите к разделу расписания Tempo Timesheets и зарегистрируйте неоплачиваемые часы для ваших сотрудников по задачам проекта, которые связаны с вашей учетной записью OPEX. Убедитесь, что поле Billable имеет 0h. Повторите эти действия для каждого члена вашего фолио.

Отсутствует подраздел

Когда вы вернетесь к своему фолио, вы увидите зарегистрированные часы в разделе «Фактические затраты» "Actual Costs".

«Фактический доход» ("Actual Revenue"), с другой стороны, по-прежнему равен 0.

Шаг 10: Регистрация оплачиваемых часов для персонала

Точно так же, зарегистрируйте оплачиваемые часы для персонала и посмотрите, как меняется ваше фолио. Зарегистрируйте оплачиваемое время для вашего персонала по задачам вашего проекта, которые связаны с вашей учетной записью CAPEX. Перейдите в раздел «Доход» ("Revenue"), выберите рабочие журналы, в которые нужно добавить в качестве дохода от консалтинга, затем выберите роль для каждого члена персонала. Также выберите «Оплачиваемое соотношение» ("Billable Ratio") как 100%. Вы заметите, как изменяется «Общий доход» ("Total Revenue").

Шаг 11: Синхронизация вашего фолио с оплачиваемыми часами

На этом этапе вы синхронизируете свое фолио с рабочими журналами Jira, чтобы часы доходов от консалтинга определялись счетными часами, зарегистрированными в Tempo Timesheets. Для этого выберите «Синхронизировать с указанными часами» ("Synchronise with the Tempo billed hours") на вкладке «Учет» ("Accounting") на странице конфигурации фолио.

Затем вернитесь к своему фолио и откройте вкладку «Доход» ("Revenue "). Вы увидите, что общее количество часов сокращено.

Чтобы синхронизировать фолио с указанными часами ...

Чтобы синхронизировать фолио с оплачиваемыми часами в Tempo Budgets for Server, вы должны быть владельцем фолио ("Folio Owner") или администратором ("Folio Administrator") фолио:

  1. Выберите свое фолио с помощью Tempo> (имя фолио).
  2. В правом верхнем углу нажмите Фолио, затем выберите «Настроить» ("Configure").
  3. На боковой панели «Конфигурация фолио» ("Folio Configuration") слева выберите «Учет» ("Accounting").
  4. Выберите «Синхронизировать с оплачиваемыми часами Темпо» ("Synchronise with the Tempo billed hours"), чтобы синхронизировать фолио с оплачиваемыми часами.

Нажмите, чтобы увеличить

Шаг 12: Генерация и просмотр отчетов

На вкладке «Отчет» ("Report") фолио имеется несколько отчетов, в которых вы можете визуализировать, анализировать, извлекать и экспортировать данные различными способами. Перейдите на вкладку «Отчет» ("Report") и поэкспериментируйте со следующими отчетами:

  1. Прогнозный отчет
  2. Отчет о затратах на задачу
  3. Отчет о расходах / доходах
  4. Отчет Руководящего комитета

Чтобы настроить прогнозный отчет ...

Чтобы настроить прогнозный отчет в Tempo Budgets for Server, вам нужны разрешения Folio Owner или Folio Administrator («Владелец Folio» или «Администратор Folio»):

  1. Выберите свое фолио с помощью Tempo> (имя фолио).
  2. Перейдите на вкладку «Отчет» ("Report") вверху (или нажмите «5»).
  3. Нажмите «Показать отчет» ("Show Report") для «Отчет прогноза» ("Forecast Report").
  4. Настройте отчет:
    1. Введите минимальную и максимальную сумму в поля «Минимальная сумма» ("Min Amount") и «Максимальная сумма» ("Max Amount") в верхней части отчета.
    2. Используйте средство выбора даты, чтобы выбрать «Дата начала» ("Start Date") и «Дата окончания» ("End Date"). Вы можете нажать «Сброс» ("Reset"), чтобы начать все сначала.
  5. Установите параметры отчета справа:
    1. В раскрывающемся списке «Для» ("For") выберите «Затраты» ("Costs") или «Доходы» ("Revenues"), а в раскрывающемся списке «Учетная запись» ("Account") выберите учетную запись, которую необходимо связать с этим отчетом.
    2. Выберите «Фолио» ("Folios"), «Категории» ("Categories") или «Роли» ("Roles"), которые вы хотите включить в отчет.

Чтобы настроить отчет о затратах на задачу ...

Чтобы настроить отчет о расходах на задачу в Tempo Budgets for Server, вам нужны разрешения Folio Owner или Folio Administrator («Владелец Folio» или «Администратор Folio»):

  1. Выберите ваше фолио с помощью Tempo> (имя фолио).
  2. Перейдите на вкладку «Отчет» ("Report") вверху (или нажмите «5»).
  3. Выберите «Отчет о затратах на задачу» ("Issue Costs Report") и нажмите «Показать отчет» ("Show Report").
  4. Настройте отчет:

 

  1. Для ("For")- указывает, какой источник финансовых данных использовать.
    1. Фактическая стоимость ("Actual Cost") отображает фактическую стоимость задач фолио.
    2. Фактический доход ("Actual Revenue") отображает стоимость фактических доходов в задачах фолио
  2. «От» ("From") - Дата начала отчета. Нажмите на ссылку начала фолио, чтобы установить дату начала отчета в качестве даты начала фолио. Если дата начала отчета предшествует дате начала фолио, отображаются только расходы с датой понесенной даты позже даты начала фолио.
  3. «До» ("To") - Дата окончания отчета. Нажатие на ссылку «Сегодня» ("Today") устанавливает дату окончания отчета как сегодняшнюю дату.
  4. «Учетная запись» ("Account")- позволяет отображать суммы всех расходов / доходов и рабочих журналов по ссылкам на выбранную учетную запись.
  5. «Метка» ("Label") - позволяет отображать стоимость задач для выбранной «Метка задач Jira» ("Jira Issue Label"). (недоступно на уровне портфолио). Для расчета стоимости задачи будут использоваться только расходы с указанной меткой.
  6. «Пользовательские поля» ("Custom Fields") - на изображении ниже «Страна» ("Country") и «Номер фактуры» ("Invoice Number") являются пользовательскими полями. Все пользовательские поля типа SELECT и TEXT будут добавлены в качестве параметров. Опции основаны на значениях, используемых элементами фолио. Это позволяет отображать суммы для выбранных значений пользовательских полей.
  7. «Типы задач» ("Issue Types") - типы задач для отображения в отчете.

Чтобы настроить отчет о издержке расходов ...

Чтобы настроить отчет о расходах и доходах в Tempo Budgets for Server, вам необходимы разрешения "Folio Owner" или "Folio Administrator" («Владелец Folio» или «Администратор Folio»):

  1. Выберите ваше фолио с помощью Tempo> (имя фолио).
  2. Перейдите на вкладку «Отчет» (" Report ") вверху (или нажмите «5»).
  3. Выберите «Отчет о расходах / доходах» ("Expenses / Revenue Report") и нажмите «Показать отчет» ("Show Report").
  4. Настройте отчет:
    1. «Для» ("For") - определяет, какой источник финансовых данных использовать.
      1. «Фактическая стоимость» ("Actual Cost") отображает фактические расходы Фолио за выбранную дату начала и окончания (включая даты начала и окончания).
      2. «Плановая стоимость» ("Planned Cost") отображает плановые затраты.
      3. «Фактический доход» ("Actual Revenue") отображает записи о фактических доходах.
      4. «Плановый доход» ("Planned Revenue") отображает записи запланированных доходов.
    2. «От» ("From") - задает дату начала отчета. Нажав на ссылку начала фолио, можно установить дату начала отчета как дату начала фолио. Если дата начала отчета предшествует дате начала фолио, отображаются только расходы с перенесенной даты позже даты начала фолио.
    3. «К» ("To") - устанавливает дату окончания отчета. Нажатие на конечную ссылку Фолио устанавливает конечную дату отчета как конечную дату Фолио. Ограничений по конечной дате нет, как и в случае с начальной датой отчета, поэтому расходы, перенесенные после сегодняшнего дня, являются будущими известными затратами. Неназначенные позиции фолио не включаются в отчет о расходах.
    4. «Отображать результаты по» ("Display Results By") - позволяет разбить информацию на неделю, 2 недели, 4 недели, квартал, календарный год или финансовый год. Это означает, что ошибки не произойдет; все задачи за выбранный период будут включены в один раздел. Обратите внимание, что датой начала отчета "день" будет день начала периодов. Это означает, что если датой начала вашего отчета является вторник, а частота - Еженедельно, в отчете будут отображаться еженедельные расходы со вторника по следующий понедельник.
    5. «Учетная запись» ("Account") - позволяет отображать стоимость всех расходов / доходов и рабочих журналов по ссылкам на выбранную учетную запись.
    6. «Метка» ("Label") - позволяет отображать стоимость задач для выбранной метки задач Jira. (недоступно на уровне портфолио). Для расчета стоимости выпуска будут использоваться только расходы с указанной меткой.
    7. «Пользовательское поле» ("Custom Field") - все пользовательские поля типа SELECT и TEXT будут добавлены в качестве параметров. Опции будут основаны на значениях, используемых элементами фолио. Это позволяет отображать суммы для выбранных значений настраиваемых полей.
    8. «Фолио» - если этот отчет предназначен для портфолио, настройте фолио, связанные с этим портфолио, здесь.
    9. «Категории» ("Categories")- расходы или доходы категории, которые будут включены в отчет.
    10. «Роли» ("Roles") - названия зарплат или консультационных услуг, которые будут включены в отчет.
    11. «Типы» ("Types") - типы расходов или доходов, которые будут включены в отчет.

Чтобы настроить отчет Руководящего комитета ("Steering Committee")...

Чтобы настроить отчет руководящего комитета в Tempo Budgets for Server, вам нужны разрешения "Folio Owner" или "Folio Administrator" («Владелец Folio» или «Администратор Folio»):

  1. Выберите свое фолио с помощью Tempo> (имя фолио).
  2. Перейдите на вкладку «Отчет» ("Report") вверху (или нажмите «5»)
  3. Выберите Отчет Руководящего комитета ("Steering Committee Report") и нажмите «Показать отчет» ("Show Report").
  4. Настройте отчет:
    1. «Статус по состоянию» ("Status as of") - Статус по состоянию на выбранную дату.
    2. «Сравнение с» ("Compare to") - контрольная дата, которая позволяет увидеть изменения индексов.
    3. «Метка» ("Label") - позволяет отображать суммы для выбранной метки (недоступно на уровне портфолио).

По материалам Tempo Server: Project Portfolio Management in Tempo Budgets for Server