Отслеживание CAPEX / OPEX с использованием Tempo для сервера

Этот руководство создано с использованием расписания Timesheets версии 9.

В этом руководстве вы будете отслеживать CAPEX и OPEX в рабочих журналах. Это можно сделать, создав учетные записи и связав их с проектами, задачами и журналами Jira. Затем вы увидите все зарегистрированные часы CAPEX и OPEX в пользовательском отчете. Для выполнения этих задач вам нужны расписания Tempo Timesheets for Server.

В этом уроке:

• Шаг 1: Создание категорий учетной записи Tempo
• Шаг 2: Создание учетной записи CAPEX и привязка ее к вашему проекту Jira
• Шаг 3: Создание учетной записи OPEX и привязка ее к вашему проекту Jira
• Шаг 4. Связывание учетной записи CAPEX с задачами
• Шаг 5. Связывание учетной записи OPEX с задачами и временем регистрации
• Шаг 6: Просмотр всех CAPEX и OPEX часов
• Шаг 7. Просмотр всех часов CAPEX по сравнению с часами OPEX по учетным записям

Шаг 1: Создание категорий учетной записи Tempo

Перед созданием учетных записей определите «Категории учетных записей» ("Account Categories"), по которым будут группироваться ваши учетные записи. Создайте новые категории для своих учетных записей клиентов, такие как «Разработка», «Продажи и маркетинг», «Обучение», «Сервис и техническое обслуживание» и т. д. Укажите тип для своих категорий: «Оплачиваемый», «Внутренний», «Капитализированный» или «Операционный» ("Billable", "Internal", "Capitalized", или "Operational").

Пример:

Чтобы создать учетную запись категории ...

Категории предоставляют эффективный способ категоризации работы, выполняемой по типу, и вы можете создавать категории для разных затратных центров и рабочих операций. Например, если у вас есть несколько учетных записей, содержащих данные о продажах и маркетинге, вы можете создать новую категорию «Продажи и маркетинг» ('Sales and Marketing') и назначить ей эти учетные записи.

Чтобы создать категорию аккаунта:

1. Выберите «Настройки» ("Settings") на боковой панели Темпа.
2. В разделе «Учетные записи» ("Accounts") выберите «Категории учетных записей» ("Account Categories").
3. В просмотре «Категории учетных записей» ("Account Categories") введите «Ключ» ("Key") и «Имя» ("Name") для новой категории и выберите «Тип» ("Type") категории:
   
   1. «Оплачиваемые» ("Billable") - зарегистрированные часы оплачиваются клиенту или оплачиваются внутри страны. Например, консультативная работа для клиента или часы, которые внутренний отдел обслуживания выставляет счет другим отделам.
   2. «Капитализированные» ("Capitalized") - зарегистрированные часы, которые добавляют капитал к бизнесу и не оплачиваются. Например, часы, которые инвестируются в разработку продукта.
   3. «Внутренние» ("Internal") - часы, записанные для текущих операций в организации, которые не оплачиваются и напрямую не повышают ценность бизнеса. Например, время встреч, отпусков или отпуска по болезни.
   4. «Операционные» ("Operational") - часы, связанные с бизнес-операциями. Например, время, потраченное на маркетинговую деятельность, внутренние системы или поддержку клиентов (кроме оплачиваемой поддержки).
4. Нажмите кнопку «Добавить» ("Add"), чтобы создать новую категорию.

Удаление категорий учетных записей

Вы можете удалить категории учетных записей, которые больше не нужны.

• В просмотре «Категории учетных записей» нажмите «Удалить» ("Delete") в столбце «Действие» ("Action") для категории, которую хотите удалить.

Шаг 2: Создание учетной записи CAPEX и привязка ее к вашему проекту Jira

Теперь вы можете настроить учетные записи и связать их со своими проектами и проблемами Jira. Создайте учетную запись CAPEX и назовите ее «Разработка приложений» ("App Development").

Назначьте Тейлора «Ведущий (руководителем)  учетной записи» ("Account Lead") и свяжите категорию «Разработка» ("Development") с учетной записью. Поскольку вы уже классифицировали «Разработка как капитализированую» ("Development as "Capitalized"), учетная запись будет автоматически указана как «Капитализированная» ("Capitalized").

Чтобы создать учетную запись ...

Руководитель (ведущий) учетной записи ("Account Lead") для учетной записи также может создавать и редактировать учетные записи.

Вы можете создавать учетные записи для клиентов с целью выставления счетов. Затем вы можете подключить учетные записи к проектам Jira, над которыми вы будете работать для клиента. Клиенты и учетные записи создаются и управляются в Просмотр учетных записей» ("Accounts view").

Чтобы создать учетную запись:

1. Выберите «Учетную записи» ("Accounts ") на боковой панели Темпо.
2. Нажмите на ссылку + «Создать учетную запись» ("Create Account") в правом верхнем углу.
3. Заполните диалоговое окно «Создать учетную запись» ("Create «Account"):
   
   1. «Имя» ("Name") - описательное имя для учетной записи. Комбинация имени учетной записи и ключа используется для отображения учетной записи в выпусках Jira или в диалоговом окне «Регистрация времени» ("Log Time") в расписаниях Tempo Timesheets, в зависимости от конфигурации.
   2. «Ключ» ("Key") - ключ учетной записи должен быть уникальным для учетной записи. Предлагаемый ключ, основанный на имени учетной записи, генерируется автоматически, но вы можете ввести любое выбранное вами значение. Клавиша может использовать буквы (a-z, A-Z), цифры (0-9), подчеркивание ("_"), тире ("-") или точку (".").
   3. «Руководитель» ("Lead") - руководитель учетной записи отвечает за учетную запись. Вы можете выбрать существующее имя пользователя Jira или просто ввести имя.
   4. «Категория» ("Category") - необязательно. Выберите категорию для привязки к учетной записи из выпадающего списка. Тип учетной записи - это способ группировки различных центров затрат и рабочих операций, таких как «Разработка или Маркетинг». Чтобы создать или изменить категории, щелкните значок настроек в правом верхнем углу и выберите «Категории» ("Categories").
   5. «Клиент» ("Customer") - необязательно. Выберите клиента для связи с учетной записью в раскрывающемся меню. Клиент не должен быть внешним клиентом, это может быть просто способ сгруппировать общую сущность (проекты Jira или центры затрат) вашего определения для проектов, связанных с учетной записью.
   6. «Контакт» ("Contact") - необязательно. В зависимости от назначения учетной записи, для внутреннего или внешнего использования, контакт может быть или не быть пользователем Jira.
   7. «Проекты» ("Projects") - выберите проекты, в которых есть задачи, для которых вы будете регистрировать время для этого клиента.
4. Если вы хотите создать другую учетную запись, установите флажок «Создать другую» ("Create another").
5. Когда вы закончите, нажмите кнопку «Создать» ("Create").

 

Глобальные  учетные записи

Вы можете создать глобальную учетную запись, которая связана со всеми проектами. Для этого сначала создайте учетную запись, как описано выше, а затем:

Нажмите на Имя учетной записи ("Account name") в списке, чтобы получить доступ к Обзор учетной записи ("Account Overview").В разделе «Ссылки на проекты» ("Links to Projects") установите флажок «Сделать эту учетную запись глобальной» ("Make this account global").

Редактирование информации об учетной записи

Вы можете редактировать следующую информацию об учетной записи: имя учетной записи, клиент, категория, статус, месячный бюджет,руководитель и контакт.

1. В просмотре «Учетные записи» ("Accounts view") выберите учетную запись, которую вы хотите изменить.
2. Щелкните поля, которые вы хотите изменить, и внесите необходимые изменения. Ключ учетной записи не может быть изменен после создания учетной записи.

Добавление ежемесячного бюджета

Ежемесячный бюджет используется для отображения статуса отработанных часов по сравнению с бюджетом на выбранный месяц. Это отображается в гаджете «Диаграмма сгорания

 ежемесячного бюджета учетной записи», доступном в расписаниях Tempo Timesheets. В просмотре Учетные записи ("Accounts view") введите часы, которые можно потратить на учетную запись в течение периода, в поле «Ежемесячный бюджет» ("Monthly Budget").

Диаграмма сгорания  ежемесячного бюджета учетной записи Tempo

Когда вы создали учетную запись, вам нужно связать ее с вашим проектом Jira.

Чтобы связать проект с учетной записью ...

 

Учетные записи Tempo могут быть связаны с одним или несколькими проектами Jira. Связывая учетные записи с проектами и с пользовательским полем «Учетная запись» ("Account Custom field"), соответствующим вашим потребностям, учетная запись становится опцией выбора либо в задачах Jira, либо в диалоговом окне «Регистрирование времени».

Ссылка на создание

При создании учетных записей вы можете выбрать проекты, которые вы хотите связать с учетной записью. Проекты также могут быть включены в импортируемый файл, если учетные записи создаются с помощью любой из функций импорта учетных записей.

Связывание в конфигурации  учетных записей

В обзоре учетных записей можно связать уже созданные учетные записи с другими проектами.

1. Выберите «Учетные записи» ("Accounts") на боковой панели Темпо.
2. В просмотре «Учетные записи» ("Accounts view") выберите учетную запись, с которой вы хотите связать проекты Jira.
3. Нажмите + «Добавить ссылку на проект» ("Add Project Link") справа и найдите проект, к которому вы хотите привязать учетную запись. Вы также можете установить флажок Сделать эту учетную запись глобальной ("Make this account global"), если хотите связать учетную запись со всеми проектами. Снятие флажка приведет к удалению глобальной учетной записи из всех проектов.

 

Ссылки в администрировании проекта

Пользователи с разрешением «Администраторы учетной записи Tempo» ("Tempo Account Administrators") и имеющие роль администратора ("Administration Role") для выбранного проекта могут открыть страницу «Учетные записи» ("Accounts") в настройках проекта. На странице Настройки проекта ("Project settings") вы можете выбрать учетную запись по умолчанию для проекта.

Шаг 3: Создание учетной записи OPEX и привязка ее к вашему проекту Jira

Аналогичным образом создайте учетную запись OPEX и назовите ее «Support Training» (Поддержка тренировки). Опять же, Тейлор – «Руководитель команды» ("Team Lead"), а категория – «Обучение» ("Training"). Эта учетная запись будет указана как тип оперативной учетной записи ("Operational account type").

Опять же, вам нужно связать учетную запись с тем же проектом, что и на шаге 2.

Шаг 4: Привязка учетной записи CAPEX к задачам

Теперь вам нужно связать задачи проекта с правильными учетными записями. Например, задачи, связанные с капитализированной работой, такие как разработка, должны быть связаны со учетной записью CAPEX. Откройте задачу разработки и привяжите к ней свою учетную запись  «Разработка приложений» ("App Development").

Когда вы обновите задачу, зарегистрируйте для нее некоторое время. Затем перейдите к учетной записи «Разработка приложений» ("App Development"). Количество задач в связанном проекте теперь должно отображать 1 задачу.

 

 

Шаг 5. Связывание учетной записи OPEX с задачами и временем регистрации

Аналогичным образом, задачи проекта, связанные с оперативной работой, такой как обучение, должны быть связаны со счетом OPEX. Откройте задачу обучения и свяжите с ним учетную запись Поддержка обучения ("Support Training"), созданную на шаге 2.

Когда вы обновите задачу, зарегистрируйте для нее  время. Затем перейдите к учетной записи «Поддержка обучения» ("Support Training"). Количество задач в связанном проекте теперь должно отображать 1 задачу.

Шаг 6: Просмотр всех CAPEX против OPEX  часов

В пользовательском отчете ("Custom Report") вы можете просмотреть все часы, зарегистрированные для задач, которые связаны с счетами CAPEX и OPEX. Создайте пользовательский отчет ("Custom Report"), отфильтруйте его по «Разработка приложений» ("App Development") (CAPEX) и «Поддержка обучения» ("Support Training") (OPEX). Затем вы можете экспортировать данные для выставления счетов

Шаг 7. Просмотр всех часов CAPEX по сравнению с часами OPEX по учетным записям

Если у вас есть несколько учетных записей CAPEX и OPEX, вы можете просмотреть все часы работы с капитализацией и операционные часы, вошедшие в учетные записи по вашим учетным записям. Создайте Пользовательский отчет ("Custom Report"), отфильтруйте его по Тип категории учетной записи ("Account Category Type") (капитализированный или операционный).

Чтобы отфильтровать информацию в пользовательском отчете ...

Вы можете настроить отчеты так, чтобы они содержали то, что вам нужно. По умолчанию результаты отчета отображаются в виде сетки, но вы также можете просмотреть данные в виде подробного списка. Вы можете применять фильтры, организовывать информацию в группы, сортировать данные по столбцам, устанавливать параметры отчета и добавлять столбцы для отображения полей Jira и рабочих атрибутов по мере необходимости. При просмотре отчетов в виде сетки вы также можете указать, будут сетки отображать дни, недели, месяцы или кварталы.

Tempo запоминает все ваши настройки просмотра и предпочтения между сессиями.

Для доступа к отчетам:

• Выберите «Отчеты» ("Reports") на боковой панели Темпо.

Переключение между просмотром сетки и списка ("Grid and List View")

Чтобы переключиться между сеткой и списком, нажмите кнопку «Просмотр»  ("View") в правом верхнем углу, а затем выберите «Просмотр сетки» или «Просмотр  списка» ("Grid view" или "List view").

Сетка отчета

По умолчанию отчеты отображаются при просмотре сетки. Просмотр сетки отображает информацию отчета в формате расписания. Каждый столбец в сетке представляет день, неделю, месяц или квартал, в зависимости от опции «Периоды сетки» ("Grid Periods"), выбранной в раскрывающемся меню «Просмотр сетки» ("Grid view"). Вы также можете указать, какие данные отображать, используя опции «Столбцы» ("Columns").

 

• Для отчетов по рабочему журналу, вы можете щелкать ячейки и регистрировать часы по задачам.
• По умолчанию сетки представляют дни. Вы можете выбрать другой период сетки и использовать сортировщик дат, для выбора периода, чтобы увидеть, что вам нужно. Нажмите «Просмотр сетки» ("Grid view") в верхнем правом углу, чтобы выбрать период сетки.

Просмотр списка

Вы можете выбрать для отображения отчета в виде подробного списка. Просмотр списка показывает вам информацию отчета в табличном формате. Вы можете выбрать, какие атрибуты или рабочие атрибуты отображать, используя опции Столбцы  ("Columns") и Столбцы просмотра списка ("List View Columns") в раскрывающемся меню «Просмотр списка» ("List view").

Фильтрация данных

Выберите фильтры для отчетов, чтобы просматривать только необходимую информацию. Вы можете, например, выбрать просмотр времени, зарегистрированного для конкретного проекта, или всей запланированной работы для вашей команды. Поле «Фильтровать по» ("Filter by") в верхней части отчета показывает, какие фильтры применяются.

Чтобы отфильтровать данные в отчете:

1. Щелкните поле «Фильтровать по» ("Filter by"), чтобы отобразить список опций фильтра.

2. Выберите данные, которые вы хотите включить в отчет.

• Используйте окно поиска для поиска проектов, команд, учетных записей и т. д. Чтобы добавить фильтр, установите его флажок. Чтобы удалить фильтр, снимите флажок или щелкните значок «x» рядом с его именем в поле «Фильтровать по» ("Filter by").
• Если вы выбрали фильтрацию по задачам, вы также можете включить подзадачи.
• Нажмите «Назад» ("Back"), чтобы вернуться к списку фильтров.

3. Поле «Фильтровать по» ("Filter by") показывает, какие фильтры применяются в отчете. Вы можете удалить фильтр, нажав на x справа от его имени.

Группировка данных

Сгруппируйте данные в своих отчетах, чтобы помочь вам структурировать информацию осмысленным образом. Группы отображаются в отчете в соответствии с иерархией Jira.

Чтобы упростить просмотр отчетов, отчеты, содержащие несколько уровней группировки, не отображают «пустые» уровни иерархии. В следующем примере показан отчет, сгруппированный по Epic / Issue / Sub-task / Worklog. Для задачи Issue PRO-11 не показан уровень иерархии Epic, поскольку он не связан с эпиком. Кроме того, нет никакого уровня иерархии для подзадач Sub-tasks, потому что у задач нет никаких подзадач. Это делает отчет более аккуратным и легким для чтения.

Чтобы сгруппировать данные в отчете:

1. Щелкните «Группировать по» ("Group by"), чтобы отобразить список возможных вариантов. Выберите группы, которые вы хотите добавить.

2. Чтобы удалить уровень группировки, нажмите «Группировать по» ("Group by"), а затем нажмите «x» справа от указанного уровня группы.

Сортировка данных

Одним из способов организации вашего отчета является сортировка данных в алфавитном или числовом порядке. Сортируйте отчет по данным в определенном столбце, щелкнув заголовок этого столбца. При щелчке по заголовку столбца данные сортируются в порядке возрастания или убывания этого столбца: текст сортируется от А до Я, числовые данные сортируются от наивысшего к низшему, а данные времени / даты сортируются от самого раннего к последнему.

• Стрелки вверх и вниз рядом с именем столбца указывают, что данные сортируются по этому столбцу.
• Чтобы изменить порядок сортировки, щелкните заголовок столбца во второй раз.
• В отчете с несколькими уровнями группировки данные группируются по группе верхнего уровня. Например, в приведенном выше отчете показано наибольшее количество запланированных часов сверху, отсортированных по пользователю.

Добавление и удаление столбцов и рабочих атрибутов

Добавление и удаление столбцов позволяет выбрать, какая информация будет отображаться в вашем отчете. Например, если вы хотите посмотреть, сколько оплачиваемых и сколько неоплачиваемых часов было потрачено на задачи, связанные с учетной записью, отфильтруйте отчет по «Клиент» ("Customer") и сгруппируйте информацию по «Учетная запись» ("Account"). Затем добавьте столбец  «Оплачиваемые» ("Billable"), чтобы сравнить оплачиваемые и зарегистрированные часы.

Параметры столбцов не одинаковы для отчетов «Рабочий журнал» ("Worklog") и  «План» ("Plan"), и доступность столбцов зависит от того, как сгруппированы результаты отчета, например, столбцы рабочего журнала доступны только при группировании по рабочим журналам, столбцы задач при группировке по задачам и т. д. Атрибуты работы могут быть только отображается, когда отчет находится в «Просмотр списка» ("List view"), и когда отчет сгруппирован по «Рабочий журнал» ("Worklog"). При попытке добавить столбец, который недоступен, всплывающее сообщение покажет вам, что требуется для того, чтобы столбец стал доступным.

 

Чтобы добавить столбцы и рабочие атрибуты:

1. Нажмите на «Просмотр сетки»/ «Просмотр списка» ("Grid view" или "List view") в крайнем правом углу. Метка кнопки зависит от того, какой просмотр отображается.
2. Выберите столбцы и рабочие атрибуты, которые вы хотите отобразить в отчете.
3. Чтобы удалить столбец или рабочий атрибут из просмотра, снимите флажок рядом с его именем в меню «Просмотр сетки / списка» ("Grid/List view").

Установка форматов даты и времени

Вы можете выбрать, как даты, время и продолжительность будут отображаться в ваших отчетах. Ваши предпочтения применяются немедленно и сохраняются для каждого пользователя. Это влияет на то, как дата отображается в столбцах «Дата» ("Date") и «Создано»  ("Created") в «Просмотр списка» при группировании по рабочему журналу и в поле «Заголовок отчета» ("Report Title") при сохранении.

Чтобы изменить формат даты, времени и продолжительности:

1. Нажмите кнопку «Настройки» ("Settings") в правом верхнем углу отчета.
2. Выберите опции по желанию.

Просмотр часов задачи

Если у вас есть разрешение «Просмотр часов задачи» ("View issue hours") для проекта, но нет необходимых разрешений для просмотра рабочих журналов других пользователей, вы можете увидеть общее количество часов на одну задачу в проекте, но не отдельные рабочие журналы других пользователей.

По материалам Tempo Server: Tracking CAPEX/OPEX Using Tempo for Server