Управление командой с использованием Tempo for Server

Это руководство создано с использованием Timesheets версии 9 и Planner версии 6.

В этом руководстве вы создадите команду, свяжете с ней проекты, спланируете время группы и, наконец, будете следить за ее возможностями. Для выполнения этой задачи вам необходим Tempo Planner for Server.

В этом уроке:

Шаг 1: Создание новой команды Tempo

Шаг 2: Добавление участников в вашу команду

Шаг 3: Назначение разрешений команды для членов команды

Шаг 4: Связывание проектов с вашей командой

Шаг 5: Планирование времени для вашей команды

Шаг 6: Просмотр возможностей вашей команды

Шаг 7: Просмотр возможностей и планов с использованием планирования ресурсов

 

Шаг 1: Создание новой команды Tempo

Первый шаг - создать свою команду. Создайте новую команду и назовите ее Redflare. Назначьте Тейлора руководителем команды.

Чтобы создать команду ...

Чтобы создать команду в Tempo for Server, вам необходимы разрешения «Администратор команды Tempo» ("Tempo Team Administrator"):

1. В меню Tempo, нажмите еще ... под «Команды» ("Teams")..
2. Отобразится страница «Команды» ("Teams"). Нажмите «Создать команду» ("Create Team") в правом верхнем углу.
3. В диалоговом окне «Создать команду» ("Create Team") введите «Имя» ("Name") и «Резюме» ("Summary") выберите «Руководитель команды» ("Team Lead").
4. Когда вы закончите, нажмите «Создать команду» ("Create Team"). Новая команда будет добавлена в список на странице «Команды» ("Teams").

 

Шаг 2: Добавление членов в вашу команду

Создав команду, теперь вам нужно добавить в нее членов команды. Добавьте трех членов команды, Роберта, Таню и Беверли. Назначьте роль дизайнера Роберту, и, поскольку он будет посвящен этой команде, установите его доступность на 100%. Установите дату присоединения Роберта к 5 августа 2018 года.

Добавьте Таню в качестве разработчика и Беверли в качестве бизнес-аналитика в команду. Поскольку Таня и Беверли будут работать только на Redflare неполный рабочий день, установите их доступность на 50% с 1 августа 2018 года в качестве даты их присоединения

Чтобы добавить членов в команду ...

Когда вы добавляете членов в команду, вы можете назначить их Роль и время Обязательства для каждой команды, членами которой они являются, а также даты, когда они вступают в команду или покидают ее.

1. Выберите «Команды» ("Teams") на боковой панели Темпа.
2. При просмотре «Команды» ("Teams") выберите команду, в которую вы хотите добавить членов.
3. Отобразится обзор команды. Нажмите на ссылку «Добавить члена» ("Add Member") внизу.
4. Начните вводить имя пользователя, которого вы хотите добавить в команду, и выберите из результатов сопоставления. Заполните диалоговое окно «Добавить члена» ("Add Member"):

1. Роль ("Role") - выберите роль, которую пользователь будет выполнять в команде. По умолчанию член выбран. Администраторы Jira могут добавлять новые роли в этот список.
2. Обязательство ("Commitment") - процент времени пользователя, выделяемого этой команде. По умолчанию это 100%.
3. Присоединение ("Joining") - необязательно. Дата, когда пользователь присоединится к этой команде.
4. Уход ("Leaving") - по желанию. Дата, когда пользователь покинет эту команду.

5. Нажмите «Сохранить» ("Save"), чтобы добавить нового члена команды.

Добавление групп Jira в команду

Вы можете добавить группы Jira в команду. Группы будут добавлены как единое целое, поэтому вы не сможете определить роль каждого участника, обязательство или даты присоединения и ухода.

1. При просмотре «Команды» ("Teams") выберите команду, в которую вы хотите добавить группу Jira.
2. В обзоре команд нажмите «Добавить группы Jira» ("Add Jira Groups") внизу. Здесь вы также можете добавить группы Active Directory.
3. Начните вводить имя группы пользователей, которую вы хотите добавить в команду, и выберите ее из результатов поиска.
4. Когда вы выбрали все группы, которые хотите добавить в команду, нажмите «Далее» ("Next").

5. Диалоговое окно покажет, сколько пользователей будет добавлено в команду. Нажмите «Подтвердить» ("Confirm"), чтобы добавить этих членов в команду.

 

Удаление членов из команды

Если член команды больше не работает над проектами команды, вы можете удалить его из команды.

1. При просмотре Команды ("Teams") выберите команду, из которой вы хотите удалить члена команды.
2. Наведите указатель мыши на члена команды, которого вы хотите удалить.
3. Нажмите на x, чтобы удалить члена команды из команды.

Шаг 3: Назначение разрешений команды для членов команды

Далее необходимо предоставить разрешения членам команды. По умолчанию руководитель команды - Тейлор - имеет все разрешения команды, а все члены команды  имеют разрешение на просмотр информации о команде. Предоставьте Роберту, Тане и Беверли разрешение управлять планами команд.

Чтобы предоставить разрешения команды ...

Разрешения используются для управления задачами, которые пользователи могут выполнять в Tempo Planner for Server. Разрешения Jira требуются для многих задач администратора:

• Разрешения администратора Jira необходимы для настройки сайтов Jira и Tempo.

Tempo имеет собственный набор разрешений, используемый для указания того, кто может иметь доступ к планам:

• Глобальные разрешения, такие как «Администратор Tempo» ("Tempo Administrator"), применяются ко всему сайту Tempo. Tempo также предоставляет разрешения на доступ к планировщику Tempo, которые позволяют вам настроить доступ для определенных групп в вашей организации или для внешних пользователей.
• Разрешения на просмотр, управление и утверждение планов предоставляются внутри группы или внешних групп, которым предоставляется доступ к определенным данным группы.

Предоставление разрешений для командных планов

Разрешения плана  команды предоставляются на странице разрешений группы.

1. Выберите «Команды» ("Teams") на боковой панели Темпо.
2. В обзоре команд выберите команду, для которой вы хотите предоставить разрешения.
3. Отобразится страница команды. Нажмите значок настроек в правом верхнем углу, а затем нажмите «Разрешения» ("Permissions").
4. Если вам нужно создать роль разрешений, щелкните  + Добавить роль разрешений ("+Add permission role"), а затем добавьте в нее нужных пользователей. Дополнительные сведения о создании ролей разрешений см. В разделе «Создание новых ролей разрешений команды».

Разрешение «Просмотр планов команды»

Разрешение «Просмотр планов команды» дает пользователям право просматривать все планы для членов выбранной группы. Чтобы предоставить членам разрешение на просмотр планов команды, вам необходимо разрешение «Управление командой» ("Manage Team"):

1. Включите «Просмотр планов команды» для соответствующей роли разрешения.
2. Нажмите «Сохранить» ("Save"). Всем пользователям в выбранной роли разрешения будет предоставлено разрешение.

Управление разрешениями командных планов

Пользователи с разрешением «Управление планами групп» могут создавать, редактировать и удалять планы команд  для членов выбранной группы. Чтобы предоставить участникам разрешение «Управление планами команд» ("Manage Team Plans"), вам необходимо разрешение «Управление командой» ("Manage Team"):

1. Включите «Управление планами команды» ("Manage Team Plans"), установив флажок в соответствующей роли разрешения.
2. Нажмите «Сохранить» ("Save"). Всем пользователям в выбранной роли разрешения будет предоставлено разрешение

Утвердить планы разрешения

Пользователи с разрешением «Утвердить планы» ("Approve Plans") также получат разрешение «Просмотр планов команды» ("View Team Plans"). Разрешение «Утвердить планы» ("Approve Plans") позволяет пользователям просматривать и утверждать или отклонять планы для членов группы.

Чтобы предоставить участникам разрешение «Утвердить планы» ("Approve Plans"), вам необходимы разрешение Администратор Tempo Team ("Tempo Team Administrator"):

1. Включите «Утвердить планы» ("Approve Plans"), установив флажок в соответствующей роли разрешения.
2. Нажмите «Сохранить» ("Save"). Всем пользователям в выбранной роли разрешения будет предоставлено разрешение.

Шаг 4: Связывание проектов с вашей командой

Первый шаг в планировании времени вашей команды - это связать один или несколько проектов Jira с командой, чтобы вы могли планировать время для задач в этих проектах. Когда вы связали проекты с командой, вы можете перетаскивать задачи непосредственно из этих проектов на вашу временную шкалу планирования команды.

Свяжите проект Tango OnDemand с командой Redflare.

Чтобы связать команду с проектами ...

При планировании работы в команде вы можете связать проекты Jira или доски объявлений Jira с вашими командами, чтобы у вас был легкий доступ к задачам, связанным с проектами или спринтами. Связывание одного или нескольких проектов Jira с командой позволяет планировать время для членов команды для работы над задачами, версиями или компонентами. Связав доску Jira Agile с командой, вы сможете планировать время для работы команды в Agile спринтах Jira .

1. Выберите «Команды» ("Teams")
   на боковой панели.
2. В обзоре «Команды» ("Teams overview") выберите команду, с которой вы хотите связать проект и доску Jira.
3. Нажмите + «Добавить ссылку на проект» или + «Добавить ссылку на доску справа» ("Add Project Link" или + "Add Board Link").
4. Введите название проекта / доски объявлений, с которой вы хотите связать свою команду, и выберите его в раскрывающемся списке.

• Чтобы отсоединить проект от команды, щелкните значок «x», который появляется в верхнем правом углу каждого связанного проекта.

Шаг 5: Планирование времени для вашей команды

Теперь ваша команда готова и пришло время планировать. В следующих шагах вы будете планировать время для команды Redflare, используя командное просмотр Команды ("Team"). На боковой панели предложений вы можете увидеть все задачи проекта, которые вы связали с этой командой. Перетащите задачи и оставьте их на временной шкале Тани на 34 неделе, 2018.

Для создания планов с использованием боковой панели предложений задач ...

На временной шкале команды вы можете создать план для члена команды или всей команды для работы над задачей, проектом, версией или компонентом.

Чтобы получить доступ к временной шкале планирования команды:

• Выберите «Планирование» ("Planning") на боковой панели Темпо. Нажмите в правом верхнем углу и выберите «Временная шкала» ("Timeline").

Создание планов

1. Чтобы создать план на один день, укажите на поле даты для соответствующего члена группы и щелкните появившийся плюс. Вы можете щелкнуть и перетащить указатель по дням, чтобы планировать более длительные периоды. Боковая панель «Создать план» ("Create Plan") открывается справа от временной шкалы.

2. Заполните запрошенную информацию на боковой панели Создать план ("Create Plan").

• Поле «Запланировано для» ("Planned for ") автоматически заполняется именем члена команды, по чьей строке вы щелкнули, или именем команды, если вы щелкнули по верхней строке. Время планирования для члена команды для работы над задачей не совпадает с назначением задачи для члена команды. Только один человек может быть назначен на задачу в любое время. Однако вы можете запланировать время, когда более одного члена команды могут работать над одной и той же проблемой одновременно.
• Тип элемента плана ("Plan item type"). Вы можете планировать время для задачи, проекта, версии или компонента.
• «Планируемый элемент»("Planned item"). Чтобы найти элемент плана, начните вводить данные в поле. Доступны элементы только того типа, который вы выбрали в поле «Тип элемента плана» ("Plan item type").
• «Даты начала и окончания» ("Start and end dates"). Эти поля определяют период, охватываемый планом, и автоматически заполняются датами, выбранными на временной шкале.

• Запланированное время. Даже если доступность членов команды для работы в команде составляет менее 100% их рабочего времени, запланированное время может быть на 100%. Пример: Эрика работает 8 часов в день. Она состоит из двух команд с 50% доступностью для каждой команды. Вы видите, что Эрика не планирует никакой работы в ее другой команде, поэтому вы создаете план на 100% доступности вместо 50%. Все 8 часов Эрики входят в план.

3. Когда вы закончите, нажмите «Сохранить» ("Save"). Плоскость создается на временной шкале, и отображается боковая панель «Сведения о плане» ("Plan details"). На боковой панели сведений о плане отображается информация о плане и соответствующем элементе плана.

Создание планов путем перетаскивания задач на временную шкалу

Кроме того, вы можете создать план для работы над задачей, перетащив задачи Jira из боковой панели «Предложения задач»  ("Issue Suggestions") на временную шкалу команды.

1. Если она еще не отображается, выполните одно из следующих действий, чтобы открыть доступ к боковой панели «Предложения задач» ("Issue Suggestions"):

1. Если отображается боковая панель «Создать план» ("Create plan") или «Сведения о плане» ("Plan details"), закройте эту панель.

-ИЛИ-

2. Если боковая панель не отображается, щелкните в правом нижнем углу.

 

2. Списки нерешенных задач отображаются на боковой панели. Нажмите на различные вкладки, чтобы просмотреть различные группы задач. Вы можете нажать , чтобы увидеть инициированные категории. Вы также можете просмотреть задачи, связанные с конкретным фильтром Jira.
3. Сравните оставшееся время, которое оценивается для решения задачи, с оставшимся временем, которое уже запланировано для работы над задачей.
4. Перетащите задачу с боковой панели и поместите ее в строку члена команды или в строку команды на временной шкале. Количество времени в «Оставшаяся оценка» ("Remaining estimate") используется для расчета количества времени, запланированного для плана.
5. Чтобы изменить количество запланированного времени, нажмите на задачу на временной шкале. На боковой панели «Сведения о плане» ("Plan details") будет показана вся информация из запланированной задачи. Прокрутите вниз до «Запланированное время» ("Planned time") и щелкните оценку, чтобы изменить ее.

Повторные планы

Вы можете выбрать повторить планы. Частота повторения может быть:

• НИКОГДА
• ЕЖЕНЕДЕЛЬНО
• КАЖДЫЕ ДВЕ НЕДЕЛИ
• ЕЖЕМЕСЯЧНО

Вы можете установить частоту повторения плана на боковой панели «Создать план» ("Create Plan") при создании плана или при редактировании плана на боковой панели «Детали плана» ("Plan details").

Обратите внимание, что если повторение плана происходит в выходные дни, то оно не будет отображаться на временной шкале. Например, если план создается 1 января 2020 года и должен повторяться ежемесячно, заканчиваясь 31 марта 2020 года, планы не будут видны, потому что 1 февраля и марта происходят в выходные дни.

 

Кроме того, если план рассчитан на 31 день и настроен на повторение ежемесячно, для параметра планирования устанавливается значение 31 день. Это означает, что если первоначальный полный 31-дневный план рассчитан на январь, февральский план начнется в соответствии с графиком 1 февраля. Следующее повторение не начнется до 3 марта, так как это 31-й день с 1 февраля.

Шаг 6: Просмотр возможностей вашей команды

Запланировав время для членов вашей команды, вы можете захотеть увидеть возможности команды. Возможности - это показатель того, сколько времени запланировано, и сколько времени доступно каждому члену вашей команды. На этом этапе вы увидите потенциал вашей команды, используя «Отчет о возможностях команды» ("Team Capacity Report").

Вы можете видеть, что Беверли полностью загружена работой к неделе 34 (20 августа - 27 августа '18), а Таня только на 60%. Ничего еще не было запланировано для Роберта. Если вы нажмете «Доступное время» ("Time Available"), вы увидите, что у Тани есть 8 часов для планирования, а у Беверли - 0 часов.

До сих пор вы просматривали возможности членов команды в команде Redflare, но вы также можете просматривать общую возможность членов команды. Общая возможность включает время, которое они запланировали для других команд.

Теперь вы можете видеть, что Беверли на самом деле слишком загружена на 34 неделе, потому что она также работает в другой команде. Время для перегруженных членов команды отображается желтым цветом.

Шаг 7: Просмотр возможности и планов с использованием планирования ресурсов

Вы также можете просмотреть возможности и загруженность своих команд, используя просмотр «Планирование ресурсов» ("Resource Planning"). Он предоставляет обзор ваших ресурсов, чтобы вы могли сразу увидеть, кто доступен, а кто перегружен.

 

Чтобы увидеть обзор ваших ресурсов в Tempo for Server ..

 В «Планирование ресурсов» ("Resource Planning") вы получаете общее представление обо всех ваших ресурсах и о том, как они распределены. Вы можете увидеть, сколько всего времени доступно для выбранного периода, а также время, доступное для каждого ресурса. Вы можете отсортировать список ресурсов и развернуть его, чтобы просмотреть детали плана для каждого ресурса. У вас также есть другие варианты просмотра, такие как выбор сосредоточиться на ежедневных деталях при просмотре «Дни» ("Days") или просмотр более долгосрочного обзора доступности при просмотре «Недели» ("Weeks").

Чтобы получить доступ к планированию ресурсов, выберите «Планирование» ("Planning") на боковой панели Tempo.

Планирование ресурсов - просмотр дней

Ресурсы отображаются слева, а затем их оставшиеся доступные часы для выбранного периода. При наведении курсора на доступные часы во всплывающей подсказке отображается количество часов, запланированных и перебронированных.

Справа вы видите график с общим количеством часов,которое каждый человек должен отработать каждый день. В правом верхнем углу представления вы видите, сколько часов в общей сложности доступно для всех ресурсов, отображаемых при просмотре.

• Зеленая галочка означает, что ресурс полностью выделен.
• Желтая полоса прогресса показывает относительное количество выделенных часов.
• Красная полоса указывает, что ресурс полностью выделен или перераспределен.

Переключение между просмотром дней и недель

Вы можете выбрать между просмотром «Дни» ("Days"), ориентированным на ежедневные планы, и просмотром «Недели» ("Weeks"), ориентированным на долгосрочное планирование. Используйте кнопки в верхней части просмотра чтобы переключаться между просмотрами.

Используйте стрелки навигации для перехода вперед или назад на одну неделю или месяц за раз.

Вы также можете щелкнуть селектор периода и изменить диапазон дат, для которых данные отображаются при просмотре.

Просмотр «Дни»

Просмотр «Дни» отображает информацию по неделям и оптимизирован для управления однодневными планами. Запланированные задачи отображаются в виде карточек, упорядоченных по времени начала. По умолчанию при просмотре «Дни»» отображается текущая неделя с начала недели.

Просмотр «Недели»

Просмотр «Недели» ("Weeks") предоставляет более долгосрочный обзор доступности и оптимизирован  для управления более долгосрочными планами (от нескольких дней до нескольких недель). Просмотр «Недели» ("Weeks") отображает 5 недель с начала текущей недели. Просмотр предоставляет ежедневный обзор распределения ресурсов на высоком уровне. Запланированное время отображается в виде временной шкалы, а планы с начальной или конечной датой, выходящей за пределы отображаемой области, обозначены со стрелками. Наведите указатель мыши на график времени, чтобы увидеть, сколько часов запланировано для выполнения задачи. Вы можете легко перейти от просмотра «Недели» к просмотру «Дни», на которых вы хотите сосредоточиться, щелкнув неделю в заголовке расписания.

Сортировка списка ресурсов

По умолчанию список ресурсов отсортирован по алфавиту. Вы также можете отсортировать свои ресурсы по доступности.

• Нажмите «Пользователь» ("User "), чтобы отсортировать список ресурсов в алфавитном порядке. Нажмите «Пользователь» ("User "), когда список упорядочен в алфавитном порядке, что позволит вам изменить порядок сортировки.
• Нажмите A, чтобы отсортировать список по доступности. Нажмите еще раз, чтобы отсортировать список в порядке убывания.

Просмотр планов

Щелкнув по треугольнику слева от члена команды, вы сможете просмотреть все запланированные задания и внести изменения в их расписание. Вы также можете развернуть все ресурсы одновременно, щелкнув треугольник рядом с «Пользователь» "User"в верхней части списка ресурсов.

Планы упорядочены по времени начала, показаны запланированные часы и статус утверждения:

• белый фон означает, что план утвержден.
• серый фон обозначает план, который находится на рассмотрении.
• заштрихованный план с серым текстом обозначает план, который был отклонен.

Вы можете нажать на планы, чтобы просмотреть более подробную информацию и внести изменения в план.

 

Развертывание и свертывание боковой панели «Задачи»

Боковая панель «Задачи» отображается в правой части экрана, показывая задачи Jira из предопределенных запросов JQL. Вы можете перетащить задачи из боковой панели прямо на просмотр. Откроется диалоговое окно «Время плана» ("Plan Time"), где вы можете ввести детали плана. Чтобы развернуть боковую панель, нажмите справа внизу. Чтобы свернуть боковую панель, нажмите . Вы также можете получить доступ к боковой панели в меню «Просмотр» ("View")  в правом верхнем углу.

Выбор опций просмотра

В правом верхнем углу представления меню «Просмотр» ("View") позволяет отображать или скрывать выходные и отклоненные планы в просмотре. В просмотре «Дни» вы также можете выбрать отображение запланированных задач в виде больших карточек.

Используйте раскрывающийся список «Фильтровать по» ("Filter by"), чтобы выбрать команду Redflare и перейти к неделе с 20 по 27 августа (неделя 34). Вы можете сразу увидеть, что Беверли чрезмерно загружена на этой неделе, как показано красной полосой. Таня загружена только по 6 или 2 часа в день на этой неделе, поэтому желтый индикатор выполнения показывает относительное количество запланированных часов. Роберт полностью загружен в понедельник и вторник  на этой неделе, поэтому у него есть зеленая галочка на эти дни.

Нажмите на маленькую стрелку слева от имени Беверли, чтобы увидеть ее планы более подробно. Теперь вы можете точно знать, какие планы наметила Беверли и как она перегружена.