Отслеживание оплачиваемых и неоплачиваемых часов с использованием учетных записей

В этом руководстве вы будете отслеживать количество часов, отработанных для клиента, как оплачиваемое, так и не оплачиваемое, для поддержки выставления счетов. Вы создадите клиента, категорию и учетные записи. Затем вы свяжете оплачиваемые и неоплачиваемые задачи с учетными записями и зарегистрируйте время для этих задач. Наконец, вы увидите все оплачиваемые часы по сравнению с неоплачиваемыми. Для выполнения этих задач вам нужны временные расписания для сервера.

В этом уроке:

• Шаг 1: Создание нового клиента
• Шаг 2. Создание категории для вашей учетной записи
• Шаг 3: Создание новой учетной записи
• Шаг 4. Создание неоплачиваемой учетной записи
• Шаг 5: Привязка аккаунта к проекту
• Шаг 6. Связывание задач с оплачиваемыми и неоплачиваемыми учетными записями и временем регистрации
• Шаг 7. Просмотр всех оплачиваемых часов по сравнению с неоплачиваемыми

Шаг 1: Создание нового клиента

Первым шагом в отслеживании учетных записей клиентов является создание новых клиентов, учетных записей и категорий. Создайте нового клиента под названием Zaibatsu. Введите ZHI как уникальный ключ для этого клиента.

Чтобы создать клиента ...

Создание и редактирование клиентов требует разрешения «Администратор учетной записи Tempo» ("Tempo Account Administrator").

Вы можете подключить свои учетные записи к клиентам. Например, если у вас есть несколько учетных записей, содержащих данные для одного клиента, вы можете создать нового клиента и назначить ему эти учетные записи.

Чтобы создать клиента:

1. Выберите «Учетные записи» ("Accounts") на боковой панели Темпо.
2. Нажмите «Клиенты» ("Customers") в правом верхнем углу.
3. В просмотре «Клиенты» ("Customers") введите имя для клиента и уникальный ключ в полях в верхней части списка клиентов. Вы позже можете изменить имя клиента и ключ.
4. Нажмите кнопку «Добавить» ("Add"), чтобы создать нового клиента.

Просмотр информации о клиенте

Руководители учетных записей  могут просматривать информацию о клиентах для учетных записей, которые они ведут.

В просмотре «Клиенты» ("Customers") выберите имя клиента, данные которого вы хотите просмотреть.

Отобразится «Обзор клиента» ("Customer Overview").

• Счета, связанные с клиентом, организованы по категориям (если это было применено). Вы можете нажать на имя учетной записи, чтобы перейти к обзору учетных записей ("Accounts Overview"). Точно так же в Обзор учетных записей ("Accounts Overview") вы можете щелкнуть имя клиента, чтобы вернуться в просмотр «Клиент» ("Customer view").
• Только открытые счета отображаются в просмотр «Клиент» ("Customer").

Удаление клиентов

Вы можете удалить клиентов, которые не связаны с учетными записями. В просмотре «Клиент» ("Customer") нажмите «Удалить»  ("Delete") в столбце «Действие» ("Action") для соответствующего клиента.

Шаг 2. Создание категории для вашей учетной записи

Категории используются для группировки учетных записей. В настройках Tempo ("Tempo Settings") создайте новую категорию для своих оплачиваемых счетов. Назовите эту категорию Оплачиваемые Billable, назначьте ей ключ 310 и выберите Оплачиваемые  Billable в качестве типа.

Чтобы создать категорию учетной записи  ...

• Для создания категорий требуется разрешение администратора учетной записи Tempo ("Tempo Account Administrator").

Категории предоставляют эффективный способ категоризации работы, выполняемой по типу, и вы можете создавать категории для разных центров затрат и рабочих операций. Например, если у вас есть несколько учетных записей, содержащих данные о продажах и маркетинге, вы можете создать новую категорию «Продажи и маркетинг» и назначить ей эти учетные записи.

 

Чтобы создать категорию учетной записи:

1. Выберите «Настройки» ("Settings") на боковой панели Темпо.
2. Под «Учетные записи» ("Accounts") выберите «Категории учетных записей» ("Account Categories").
3. В просмотре «Категории учетных записей» введите «Ключ» ("Key") и «Имя» ("Name") для новой категории и выберите «Тип» ("Type") категории:
   
   1. «Оплачиваемые» ("Billable") - зарегистрированные часы оплачиваются клиенту или оплачиваются внутри страны. Например, консультативная работа для клиента или часы, которые внутренний отдел обслуживания оплачивает счет другим отделам.
   2. «Капитализированные» ("Capitalized ") - зарегистрированные часы, которые добавляют капитал к бизнесу и не оплачиваются. Например, часы, которые инвестируются в разработку продукта.
   3. «Внутренние» ("Internal") - часы, записанные для текущих операций в организации, которые не оплачиваются и напрямую не повышают ценность бизнеса. Например, время встреч, отпусков или отпуска по болезни.
   4. «Оперативные» ("Operational") - часы, связанные с бизнес - операциями. Например, время, потраченное на маркетинговую деятельность, внутренние системы или поддержку клиентов (кроме оплачиваемой поддержки).
4. Нажмите кнопку «Добавить» ("Add"), чтобы создать новую категорию.

 

Удаление категорий учетных записей

Вы можете удалить категории учетных записей, которые больше не нужны.

• В просмотре «Категории учетных записей» ("Account Categories") нажмите «Удалить» ("Delete") в столбце «Действие» ("Action") для категории, которую хотите удалить.

 

Шаг 3: Создание новой учетной записи

Теперь создайте новую учетную запись  и подключите его к новому клиенту. Назовите учетную запись Tango Capex, назначьте ей ключ TCAP и назначьте Тейлора лидером команды. Выберите клиента и категорию, которую вы создали. Также подключите учетную запись к проекту Tango OnDemand.

Чтобы создать учетную запись ...

 

Вы можете создавать учетные записи для клиентов с целью выставления счетов. Затем вы можете подключить учетные записи к проектам Jira, над которыми вы будете работать для клиента. Клиенты и учетные записи создаются и управляются в просмотре «Учетные записи».

Чтобы создать учетную запись:

1. Выберите «Учетные записи» ("Accounts") на боковой панели Темпо.
2. Нажмите на ссылку +«Создать учетную запись» ("+Create Account") в правом верхнем углу.
3. Заполните диалоговое окно «Создание учетной записи» ("+Create Account"):
   
   1. «Имя» ("Name ") - описательное имя для учетной записи. Комбинация имени учетной записи и ключа используется для отображения учетной записи в задачах Jira или в диалоговом окне «Регистрация времени» ("Log Time") в расписаниях Tempo Timesheets, в зависимости от конфигурации.
   2. «Ключ» ("Key") - ключ учетной записи должен быть уникальным для учетной записи. Предлагаемый ключ, основанный на имени учетной записи, генерируется автоматически, но вы можете ввести любое выбранное вами значение. Ключ может использовать буквы (a-z, A-Z), цифры (0-9), подчеркивание ("_"), тире ("-") или точку (".").
   3. «Руководитель» (Ведущий) ("Lead") - руководитель учетной записи отвечает за учетную запись. Вы можете выбрать существующее имя пользователя Jira или просто ввести имя.
   4. «Категория» ("Category") - необязательно. Выберите категорию для привязки к учетной записи из выпадающего списка. Тип учетной записи - это способ группировки различных центров затрат и рабочих операций, таких как разработка или маркетинг. Чтобы создать или изменить категории, щелкните значок настроек в правом верхнем углу и выберите «Категории» ("Categories").
   5. «Клиент» ("Customer") - необязательно. Выберите клиента для связи с учетной записью в выпадающем меню. Клиент не должен быть внешним клиентом, это может быть просто способ сгруппировать общую сущность (проекты Jira или центры затрат) вашего определения для проектов, связанных с учетной записью.
   6. «Контакт» ("Contact") - необязательно. В зависимости от назначения учетной записи, для внутреннего или внешнего использования, контакт может быть или не быть пользователем Jira.
   7. «Проекты» ("Projects") - выберите проекты, в которых есть задачи, для которых вы будете регистрировать время для этого клиента.
4. Если вы хотите создать другую учетную запись, установите флажок «Создать другую» ("Create another").
5. Когда вы закончите, нажмите кнопку «Создать»("Create").

Глобальные учетные записи

Вы можете создать глобальную учетную запись, которая связана со всеми проектами. Для этого сначала создайте учетную запись, как описано выше, а затем:

Нажмите на имя учетной записи в списке, чтобы получить доступ к «Обзор учетной записи» ("Account Overview").

В разделе «Ссылки на проекты» установите флажок «Сделать эту учетную запись глобальной».

Редактирование информации об учетной записи

Вы можете редактировать следующую информацию об учетной записи: имя учетной записи, клиент, категория, статус, месячный бюджет, руководитель и контакт.

1. В просмотре «Учетные записи» ("Accounts view") выберите учетную запись, которую вы хотите изменить.
2. Щелкните поля, которые вы хотите изменить, и внесите необходимые изменения. Ключ учетной записи не может быть изменен после создания учетной записи.

Добавление ежемесячного бюджета

Ежемесячный бюджет используется для отображения статуса отработанных часов по сравнению с бюджетом на выбранный месяц. Это отображается в гаджете «Диаграмма сгорания  ежемесячного бюджета по учетным записям» ("Account Monthly Budget Burn-up Chart gadget"), доступном в расписаниях Tempo Timesheets. В просмотре «Учетные записи» ("Accounts") введите часы, которые можно потратить на учетную запись в течение периода, в поле «Ежемесячный бюджет» ("Monthly Budget").

«Диаграмма сгорания  ежемесячного бюджета по учетным записям»

Шаг 4. Создание неоплачиваемой учетной записи

Если Вы  хотите иметь возможность отслеживать время и расходы, которые не выставлены клиенту, то  вам необходимо создать другую учетную запись для своего клиента, но на этот раз это должна быть учетная запись, не предназначенная для оплаты.

Для этого повторите шаги 2 и 3 выше. Назовите учетную запись Tango Opex и убедитесь, что на шаге 2 вы выбрали неоплачиваемый тип категории, например «Операционная» ("Operational") или «Внутренняя» ("Internal").

Шаг 5: Привязка учетной записи к проекту

Теперь у вас есть платные и неоплачиваемые счета, связанные с вашим клиентом. Если вы не связывали учетные записи с проектом Jira при создании, то теперь можете связать их с проектом Jira, над которым вы будете работать для этого клиента. Свяжите свои учетные записи Tango Capex и Tango Opex с проектом Tango OnDemand.

Чтобы связать учетную запись с проектом ...

 

Учетные записи Tempo могут быть связаны с одним или несколькими проектами Jira. Связывая учетные записи с проектами и с пользовательским полем «Учетная запись» ("Account Custom field"), соответствующим вашим потребностям, учетная запись становится опцией выбора либо в задачах Jira, либо в диалоговом окне «Регистрация времени» ("Log Time").

Ссылка на создание

При создании учетных записей вы можете выбрать проекты, которые вы хотите связать с учетной записью. Проекты также могут быть включены в импортируемый файл, если учетные записи создаются с помощью любой из функций импорта учетных записей.

Связывание в настройках учетных записей

В обзоре учетных записей можно связать уже созданные учетные записи с другими проектами.

1. Выберите «Учетные записи» ("Accounts") на боковой панели Темпо.
2. В просмотре «Учетные записи» ("Accounts") выберите учетную запись, с которой вы хотите связать проекты Jira.
3. Нажмите + «Добавить ссылку на проект» ("Add Project Link") справа и найдите проект, с которым вы хотите связать учетную запись. Вы можете установить флажок «Сделать эту учетную запись глобальной» ("Make this account global"), если хотите связать учетную запись со всеми проектами. Снятие флажка приведет к удалению глобальной учетной записи из всех проектов.

Ссылки в администрировании проекта

Пользователи с разрешением «Администраторы учетной записи Tempo» ("Tempo Account Administrators") и имеющие роль администратора для выбранного проекта могут открыть страницу «Учетные записи» ("Accounts") в настройках проекта. На странице «Настройки проекта» ("Project settings") вы можете выбрать учетную запись по умолчанию для проекта.

Шаг 6. Связывание задач с оплачиваемыми и неоплачиваемыми учетными записями и время регистрации

Проект Tango OnDemand теперь связан с вашими оплачиваемыми и не подлежащими оплате учетными записями. Теперь свяжите отдельные задачи со своими оплачиваемыми и не подлежащими оплате учетными записями, а затем зарегистрируйте время по задачам.

Начните с привязки оплачиваемой задачи, например, разработки, к оплачиваемой учетной записи, созданной на шаге 3 выше.

Когда вы обновите задачу, зарегистрируйте некоторое время в ней. Аналогично, свяжите неоплачиваемую задачу, такую как «Обучение» ("Training"), в проекте Tango OnDemand с неоплачиваемой учетной записью, созданной на шаге 4 выше. Затем зарегистрируйте время для задачи.

Шаг 7. Просмотр всех оплачиваемых часов по сравнению с неоплачиваемыми

Чтобы просмотреть все часы, потраченные на задачи, связанные с каждой из двух учетных записей, оплачиваемой и не оплачиваемой, просто создайте пользовательский отчет, отфильтруйте его по клиенту и сгруппируйте информацию по учетной записи. Наконец экспортируйте данные для выставления счетов.

Чтобы отфильтровать информацию в пользовательском отчете ...

Вы можете настроить отчеты так, чтобы они содержали то, что вам нужно. По умолчанию результаты отчета отображаются в формате сетки, но вы можете просмотреть данные в виде и подробного списка. Вы можете применять фильтры, организовывать информацию в группы, сортировать данные по столбцам, устанавливать параметры отчета и добавлять столбцы для отображения полей Jira и рабочих атрибутов по мере необходимости. При просмотре отчетов в виде сетки вы можете указать, будут ли таблицы отображать дни, недели, месяцы или кварталы.

Tempo запоминает все ваши настройки просмотра и предпочтения между сессиями.

Для доступа к отчетам:

• Выберите «Отчеты» ("Reports") на боковой панели Темпо.

Переключение между просмотром сетки и списка

Чтобы переключиться между просмотром сетки и списка нажмите кнопку «Просмотр» ("View") в правом верхнем углу, а затем выберите «Просмотр сетки» ("Grid view") или «Просмотр списка» ("List view").

Сетка отчета

По умолчанию отчеты отображаются в виде сетки. Просмотр сетки отображает информацию отчета в формате расписания. Каждый столбец в сетке представляет день, неделю, месяц или квартал, в зависимости от опции «Периоды сетки» ("Grid Periods"), выбранного в раскрывающемся меню «Просмотр сетки» ("Grid view"). Вы можете указать, какие данные отображать, используя опции «Столбцы» ("Columns").

Для отчетов по рабочему журналу, вы можете щелкать ячейки и регистрировать часы по задачам. По умолчанию сетки представляют дни. Вы можете выбрать другой период сетки и использовать сортировщик дат, чтобы выбрать тот период, который вам нужен. Нажмите «Просмотр сетки» (" Grid view") в верхнем правом углу, чтобы выбрать период сетки.

Просмотр списка

Вы можете выбрать для отображения отчета в виде подробного списка. Представление списка показывает вам информацию отчета в табличном формате. Вы можете выбрать, какие атрибуты или рабочие атрибуты отображать, используя опции « Столбцы»  ("Columns") и «Столбцы просмотра списка» ("List View Columns") в раскрывающемся меню «Просмотр списка» ("List view").

Фильтрация данных

Выберите фильтры для отчетов, чтобы показать только необходимую информацию. Вы можете, например, выбрать просмотр времени, зарегистрированного для конкретного проекта, или всей запланированной работы для вашей команды. Поле «Фильтровать по» ("Filter by") в верхней части отчета показывает, какие фильтры применяются.

Чтобы отфильтровать данные в отчете:

1. Щелкните поле «Фильтровать по» ("Filter by"), чтобы отобразить список параметров фильтра.

2. Выберите данные, которые вы хотите включить в отчет.

• Используйте окно поиска для поиска проектов, команд, учетных записей и т. д. Чтобы добавить фильтр, установите его флажок. Чтобы удалить фильтр, снимите флажок или щелкните значок «x» рядом с его именем в поле «Фильтровать по» ("Filter by").
• Если вы выбрали фильтрацию по задачам, вы можете включить подзадачи.
• Нажмите «Назад» ("Back"), чтобы вернуться к списку фильтров.

3. Поле «Фильтровать по» ("Filter by") показывает, какие фильтры применяются в отчете. Вы можете удалить фильтр, нажав на «x» справа от его имени.

Группировка данных

Сгруппируйте данные в своих отчетах, чтобы помочь вам структурировать информацию осмысленным образом. Группы отображаются в отчете в соответствии с иерархией Jira.

Чтобы упростить просмотр отчетов, отчеты, содержащие несколько уровней группировки, не отображают «пустые» уровни иерархии. В следующем примере показан отчет, сгруппированный по Epic / Issue / Sub-task / Worklog. Для задачи Issue PRO-11 не показан уровень иерархии эпика Epic, поскольку он не связан с эпиком. Кроме того, нет никакого уровня иерархии для Подзадач ("Sub-tasks"), потому что у задач их нет. Это делает отчет более аккуратным и легким для чтения.

Чтобы сгруппировать данные в отчете:

1. Щелкните «Группировать по» ("Group by"), чтобы отобразить список возможных вариантов. Выберите группы, которые вы хотите добавить.

2. Чтобы удалить уровень группировки, нажмите «Группировать по» ("Group by"), а затем нажмите «x» справа от указанного уровня группы.

Сортировка данных

Одним из способов организации вашего отчета является сортировка данных в алфавитном или числовом порядке. Сортируйте отчет по данным в определенном столбце, щелкнув заголовок этого столбца. При щелчке по заголовку столбца данные сортируются в порядке возрастания или убывания этого столбца: текст сортируется от A до Z, числовые данные сортируются по возрастанию к наименьшему, а данные по времени / дате сортируются по самым ранним и последним.

• Стрелки вверх и вниз рядом с именем столбца указывают, что данные сортируются по этому столбцу.
• Чтобы изменить порядок сортировки, щелкните заголовок столбца во второй раз.
• В отчете с несколькими уровнями группировки данные группируются по группе верхнего уровня. Например, в приведенном выше отчете показано наибольшее количество запланированных часов сверху, отсортированных по пользователю.

Добавление и удаление столбцов и рабочих атрибутов

Добавление и удаление столбцов позволяет выбрать, какая информация будет отображаться в вашем отчете. Например, если вы хотите посмотреть, сколько оплачиваемых и сколько неоплачиваемых часов было потрачено на задачи, связанные с учетной записью, отфильтруйте отчет по клиенту ("Customer") и сгруппируйте информацию по «Учетная  запись» ("Account"). Затем добавьте столбец «Оплачиваемые» ("Billable"), чтобы сравнить оплачиваемые и зарегистрированные часы.

Параметры столбцов не одинаковы для отчетов «Рабочий журнал» ("Worklog") и «План» ("Plan"), и доступность столбцов зависит от того, как сгруппированы результаты отчета, например, столбцы рабочего журнала доступны только при группировании по рабочим журналам, столбцы задач при группировании по задачам и т. д. Атрибуты работы могут отображается только тогда, когда отчет находится в «Просмотр списка» ("List view"), и когда отчет сгруппирован по «Рабочий журнал» ("Worklog"). При попытке добавить столбец, который недоступен, всплывающее сообщение покажет вам, что требуется для того, чтобы столбец стал доступным.

 

Чтобы добавить столбцы и рабочие атрибуты:

1. Нажмите на «Просмотр сетки» ("Grid view") или кнопку «Просмотр списка» ("List view") в крайнем правом углу. Метка кнопки зависит от того, какой вид отображается.
2. Выберите столбцы и рабочие атрибуты, которые вы хотите отобразить в отчете.
3. Чтобы удалить столбец или рабочий атрибут из просмотра, снимите флажок рядом с его именем в меню Просмотр «Сетка / список» ("Grid/List view").

Установка форматов даты и времени

Вы можете выбрать, как будут отображаться в ваших отчетах: даты, время и его продолжительность. Ваши предпочтения применяются немедленно и сохраняются для каждого пользователя. Они влияют на то, как будет отображается дата в столбцах «Дата» и «Создано» в  «Просмотр списка» ("List view ") при группировании по рабочему журналу и в поле «Заголовок отчета» ("Report Title") при сохранении.

Чтобы изменить формат даты, времени и продолжительности:

1. Нажмите кнопку «Настройки» ("Settings") в правом верхнем углу отчета.
2. Выберите параметры по желанию.

Просмотр часов задачи

Если у вас есть разрешение «Просмотр часов задачи»  ("View issue hours") для проекта, но нет необходимых разрешений для просмотра рабочих журналов других пользователей, вы можете увидеть общее количество часов на одну задачу в проекте, но не отдельные рабочие журналы от других пользователей.

По материалам Tempo Server: Tracking billable and non-billable hours using Accounts in Tempo for Server